Etiketa v době onlinové
I v dnešní covidové době můžete během online schůzek prostřednictvím různých aplikací vytvořit skvělé zážitky. Zoom a jemu podobné aplikace jsou mocným nástrojem pro propojení vašeho týmu a klientů, byť jsou libovolně daleko. I když zůstanete doma, můžete být produktivní. Udělejte si čas na své klienty a naučte se, jak být nejen produktivní, ale také zdvořilí, laskaví online.
V případě online schůzek je zásadní příprava. Dovolím si upozornit, na co byste měli pamatovat:
- Správné technické nastavení aplikace a připojení se ke schůzce (obvykle dostanete pozvánku a v ní najdete odkaz).
- Dodržujte časový začátek online schůzky.
- Nezapomeňte na správný záběr kamery na vás a na to co je za vámi.
- V místnosti byste měli být sami, žádné cizí zvuky ani hluk.
- Vypněte zvuk všech přístrojů v místnosti včetně vašeho mobilu.
- Dodržujte svou profesionální image. To se týká upravenosti vašeho vzhledu, hygieny a nezapomeňte na výběr vašeho profesionálního oblečení.
- Během online schůzky nejezte, přednášející ale může mít po ruce sklenici vody.
Já sama jsem začala používat aplikaci Zoom. Je pro mne nejjednodušší na ovládání a má univerzální platformu pro online konzultace, přednášky, webináře a školení. Ostatně – meeting je klasická schůzka v aplikaci Zoom. Vidíte všechny ostatní účastníky a můžete tak společně komunikovat. Každý může sdílet svou obrazovku, obraz i zvuk. Jedná se o formu schůzky, která je vhodná v případech, kdy se na obsahu podílí všichni připojení. Zpravidla to jsou konzultace nebo firemní školení.
Několik mých etiketních postřehů, které byste měli mít v patrnosti při online chatování na Zoomu s klienty.
Svého klienta vždy uvítejte. První dojem je nejdůležitější a neexistuje žádná druhá šance, jak jej zopakovat. Vždy všechny přítomné potěší příjemná atmosféra, kterou nastavíte jako hostitel.
– Na začátku schůzky se nezapomeňte zdvořile představit a ostatní potěšit nějakou příjemnou zprávou. To je nenápadný způsob, jak zjistit jakou náladu váš klient nebo kolega dnes má.
– Ve všech ohledech vašeho vyjadřování zůstaňte vždy profesionální a přátelští.
– Pamatujte, že zdvořilost a laskavost jsou klíčem k úspěšnému poskytování jakékoliv služby klientovi nebo kolegovi.
-V případě, že si potřebujete během schůzky Zoom přiblížit jednu osobu ve skupině, můžete použít nástroj v aplikaci Zoom pro zasílání soukromých zpráv. Pokud však schůzku nahráváte, raději se vyhněte chatování. Soukromá zpráva by také mohla skončit mezi veřejnými informacemi.
– Nepřerušujte Zoom přednášky přestávkami, pro některé přítomné jsou neplánované přestávky časově náročné.
– Nikomu prosím neskákejte do řeči a nepřerušujte jej. Každý by měl mít šanci promluvit, aniž by jej někdo z přítomných přerušoval.
-Pokud chcete vystoupit se svým příspěvkem a upozornit na sebe, zvedněte ruku nebo pošlete soukromou zprávu hostiteli.
– Nezvedejte ruku často, hostitel by se mohl přestat soustředit a celkový účel schůzky by se mohl rozpadnout.
– Chatové psané zprávy jsou ideální pro krátká sdělení, proto by vaše zprávy měly být vždy stručné a věcné. Teprve po skončení meetingu můžete diskutovat o čemkoli, co nesouvisí nebo není na pořadu jednání.
– Pokud potřebujete o něčem mluvit podrobně, můžete se rozhodnout poslat následný e-mail.
– Zdržujte se fotografování obrazovky V případě, že chatujete s klientem, je slušné zdržet se pořizování screenshotů bez jeho souhlasu. Kromě toho může sdílení informací vést k narušení soukromých informací o klientovi.
– V případě, že potřebujete konverzaci zaznamenat, informujte své klienty, že tak chcete učinit, a sdělte důvod.
– Vyhněte se Caps Locku. Etiketa nedoporučuje používat psaní zpráv velkými písmeny. V době internetového zasílání zpráv se věty s velkými písmeny považují za psané výkřiky a hrubou provokaci pro příjemce. Zbytečně velká písmena nepoužívejte, mohlo by to vypadat, že jste na ostatní hrubý, velíte jim nebo se na ně zlobíte. Vše udržujte na profesionální úrovni.
– Vždy mějte na paměti, že chatování s klienty není totéž jako přímé zasílání zpráv někomu na platformě sociálních médií nebo konverzace s někým během šťastné hodiny v baru.
– Zachovejte své chatování vždy na profesionální úrovni, jasně a stručně, abyste předešli nedorozuměním.
– Snažte se vyhnout hádkám, nikdy neurážejte své klienty.
– Nedělejte si přílišné starosti s překlepy. Pokud používáte chat, používáte jej přece kvůli rychlosti a efektivitě, takže nepanikařte, pokud se překlepnete. Můžete poslat opravnou zprávu, ale ve většině případů to není nutné. Vždy byste se však měli snažit o správný pravopis, interpunkci a zprávy bez překlepů. Zachováte si tak profesionální obraz.
– Zdržte se upozorňování na překlepy vašeho partnera chatu.
– Buďte ohleduplní k času, dbejte na časovou přesnost.
– Začněte schůzku včas a ukončete ji přesně, kdy má skončit. Obchodní chaty nepřetáhněte nad stanovený čas. Pokud potřebujete další čas na sdělení dalších důležitých informací, můžete přece kdykoliv naplánovat další schůzku.
– Buďte trpěliví a čekejte na zpětnou vazbu.
– Naučte se dát lidem čas reagovat na vaše zprávy. Možná nedostanete okamžitou zpětnou vazbu v závislosti na složitosti daného problému. Proto buďte trpěliví a počkejte na odpověď, místo abyste bombardovali svého chatovacího partnera zprávami, abyste získali co nejrychleji okamžitou odpověď. Byli byste neprofesionální a hrubý.
– Komunikujte efektivně.
– Nepoužívejte slang, komplikovanou slovní zásobu, žargon nebo zkratky, které váš klient možná ani nezná.
– Než stisknete tlačítko Odeslat, vždy si přečtěte své chatové zprávy, abyste se ujistili, že jsou jasné a váš klient jim porozumí.
– Špatné zprávy rozhodně nepatří do online schůzky.
– Nezáleží na tom, jak začnete, ale jak ukončíte konverzaci.
